Kom i gang med Kobo

Før kommunen kan ta i bruk Kobo, må dere 

• inngå standard avtale om bruk av Kobo med Husbanken som systemleverandør  
• inngå databehandleravtale med Husbanken 
• inngå avtale med Skatteetaten om deling av data via KS som segmentansvarlig. Les mer på KS sine hjemmesider
• gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse)
• gjennomføre personvernkonsekvensvurdering (DPIA)
• tildele rettigheter i Altinn
  • til saksbehandlere og ansatte i kommunen som skal ha tilgang til Kobo
  • til Husbanken for å slå opp i Folkeregisteret og sende brev til innbygger på vegne av kommunen
• konfigurere kommunespesifikke innstillinger i Kobo

Prosjektet anbefaler videre at dere

• sikrer forankring på strategisk ledernivå i kommunen – inkludert tydelige føringer på bruk av løsningene
• involverer alle aktører som samhandler om tjenesteleveransen for å planlegge implementering og hvordan dette påvirker arbeidsprosesser, rutiner og praksis
• vurderer endringer i arbeidsprosess og/eller organisering av tjenesteleveransen for å sikre at kommunen får de planlagte gevinstene
• sørger for at alle med tilgang til Kobo får tilstrekkelig opplæring, informasjon og motivasjon til å ta i bruk løsningene
• utnevner en gevinstansvarlig
• setter mål, utarbeider en gevinstrealiseringsplan og foretar nullpunktmålinger for nøkkeltallene i planen

Prosjektet har i samarbeid med Digi Rogaland og Digi Vestland utarbeidet beslutningsgrunnlag (PDF) og innføringshåndbok (PDF).

Ved avtale om å ta i bruk Kobo, vil kommunen få tilgang til

• veileder for å tildele rettigheter i Altinn
• mal og veiledning for å gjennomføre ROS-analyse
• mal og veiledning for å gjennomføre DPIA
• mal og veiledning for å beregne gevinster og planlegge gevinstrealisering
• mal for prosjektmandat, interessentanalyse, kommunikasjonsplan og milepælsplan

Dere kan bruke Kobolab (test- og demoløsning av fagsystem og selvbetjening) for å presentere Kobo for interessenter i kommunen. Mer informasjon i denne artikkelen: Her kan du prøve Kobo.

FDVU-systemer (eiendomsforvaltning)

Prosjektet har utviklet et integrasjonspunkt (API) mot FDVU-systemene (eiendomsforvaltning) med mulighet for å utveksle informasjon med Kobo. Planen er at integrasjonspunktet både skal gjøre det mulig å hente inn informasjon om boligene, inkludert endringer over tid, og sende informasjon tilbake til FDVU-systemene om endret status ved tildeling og lignende.

De ulike systemleverandørene må videre utvikle støtte for API-et før kommunene kan få glede av informasjonsflyt mellom FDVU-systemet og Kobo. Prosjektet har dialog med de største leverandørene om dette, og jobber for at leverandørene utvikler støtte for dette i sine løsninger.

Kobo har også en integrasjon med Kartverket, slik at boliger som legges inn i løsningen får noe informasjon fra matrikkelen. Videre er det støtte for å importere basisinformasjon om boligene og leiekontraktene via Excel (for eksempel basert på et uttrekk fra FDVU-system). Prosjektet har laget en veileder for dette, og bistår kommunen etter behov med å bruke funksjonalitet for boligimport.

Arkivering og brev til innbygger

Minimumsfunksjonalitet for arkivering er på plass. Prosjektet har utviklet en arkivløsning som sender informasjon til kommunens arkiv via Fiks-plattformen. Kobo vil ikke ha eget arkiv, men legger til rette for at dette kan komme i fremtiden. Kommuner som tar Kobo i bruk i 2023 bør ta høyde for noe manuell arkivering.

Videre er prosjektet godt i gang med å utvikle støtte for dokumentgenerering ved hjelp av maler og flettefelt fra saksbehandlingen. Vi har allerede utviklet slik støtte for vedtaksbrev, og for andre typer brev er dette under utvikling.

Leiekontrakt, fakturagrunnlag, husleiejustering og integrasjon med regnskap-/økonomisystem

Mange kommuner har egne systemer for leiekontrakt, fakturering m.m. Mange har også en integrasjon mellom FDVU- og regnskaps-/økonomisystem som underletter arbeidet (som igjen betyr at et integrasjonspunkt mellom Kobo og FDVU-systemer vil kunne sikre informasjonsflyt på dette området). Denne typen funksjonalitet fikk ikke høy prioritet fra kommunene i referansegruppen i starten av prosjektet.

Helse- og omsorgssystemer og IPLOS-rapportering

Integrasjon med helse- og omsorgssystemer (Gerica, Profil, CosDoc med flere) er ikke en del av omfanget til prosjektet. En rekke kommuner har imidlertid etterlyst slik funksjonalitet, og prosjektet jobber derfor for å få mer innsikt i behov.

Intensjonen er at også omsorgsboliger skal kunne registreres og tildeles i Kobo. Prosjektet har tett dialog med kommunene for å finne gode løsninger der Kobos funksjonalitet ikke strekker til. Prosjektet har laget en veileder på hvordan Kobo og helse- og omsorgsystemer kan sameksistere og utfylle hverandre best mulig.

Kobo vil ikke erstatte FDV-systemer (eiendomsforvaltningssystemer) som LAFT, Facilit, Famac, Plania, MainManager med flere. Kommuner som bruker et FDV-system for teknisk drift og vedlikehold av de kommunale boligene bør derfor ikke forvente at Kobo kan erstatte det. Dette gjelder også "Utleie"-moduler fra FDV-leverandørene.

Kommuner som vurderer å skaffe et FDV-system bør også ha i mente at Kobo ikke vil kunne dekke behovet for et FDV-system.

Typisk funksjonalitet som dekkes av et FDV-system, og som ikke dekkes av Kobo, er blant annet: planlegging og oppfølging av vedlikehold, tiltaksplaner, arbeidsordre, kontraktsadministrasjon, fakturagrunnlag til økonomisystem og husleieregulering.

Flere FDV-systemer har integrasjon med økonomi- og regnskapssystemer. Kobo har for ikke planer om å utvikle en slik integrasjon.

Kobo er fra start tenkt å spille sammen med FDV-systemene, og Kobo-prosjektet har utviklet et integrasjonspunkt som gjør det mulig å utveksle data mellom Kobo og ulike FDV-systemer. Integrasjonspunktet støtter overføring av data begge veier, fra Kobo til FDV-systemene og fra FDV-systemene til Kobo. Målet er at det skal bli minimalt med dobbeltregistrering i de to systemene. Det er viktig å understreke at nå som integrasjonspunktet er levert fra prosjektet, må den enkelte FDV-leverandør utvikle støtte for integrasjonspunktet før dataoverføring kan starte. Det er rimelig å forvente at det vil ta noe tid før slik støtte er på plass og kommunene kan ta i bruk integrasjonen.

Eksempler på data som overføres fra Kobo er statusendringer på bolig og informasjon om leieforhold (husstand og kontraktsperiode). Eksempler på data som sendes fra FDV-systemet til Kobo er nye boliger og endringer på data registrert om boligen (størrelse, antall soverom, tilrettelegging, status og mange av de andre egenskapene Kobo har for boliger).

Flere FDV-systemer har ulike moduler som tilbyr funksjonalitet som i noe grad overlapper med Kobo (for eksempel søknad, tildeling, utleie). Prosjektet jobber med å kartlegge og tydeliggjøre funksjonalitet i ulike FDV-systemer opp mot Kobo, inkludert der det er overlapp. Det er for øvrig normalt med noe overlapp mellom ulike systemtyper.

Den enkelte kommune bør ved innføring av Kobo vurdere arbeidsprosesser og rutiner – og hvordan ulike systemer skal brukes i samspill med Kobo. Dette gjelder både der det vil være en integrasjon mellom systemene (som for FDV-systemer) – og der det ikke er planer om slik integrasjon, for eksempel helse- og omsorgssystemer som Gerica, Profil, Cosdoc og så videre.

Kobo er under utvikling og kommer hyppig i nye versjoner. Her finner du oversikt over det som er levert så langt. Oversikten viser ikke antall leveranser eller detaljert informasjon om innhold i leveransene. For komplett oversikt, ta kontakt med prosjektet på kobo@husbanken.no.

• September 2023: Digital utsendelse av brev. Gjøre en søker digital hvis de for eksempel har søkt på papir. Forbedret risikovurdering av bolig.
• August 2023: Mulig å angi hvilken boligtype det søkes om på sak. Forbedringer av sakslisten, inkludert såkalte "chips", sortering og nye filtre. Mulig å importere personene som bor i boligene gjennom boligimporten.
• Juni 2023: Ny sakstype for bistand etter ny boligsosial lov.
• April/Mai 2023: Ny sakstype for søknad om forlengelse (både i fagsystemet og i selvbetjeningen). Kunne følge status på sak i selvbetjeningen. Arkivintegrasjon. Arkivering av søknad, ettersendt dokumentasjon, journalnotat og vedtaksbrev. FDVU-integrasjon.
• Februar/Mars 2023: Dialog/meldinger mellom innbygger og saksbehandler. Flere søkere i husstanden. Forbedret status og merknader på bolig.
• Januar 2023: Barn hentes fra Folkeregisteret i søknad, kvittering på innsendt søknad. Produksjon av vedtaksbrev i fagsystemet (mal med flettefelter), nye snarveier på forsiden.
• November 2022: Ettersending av vedlegg til søknad fra selvbetjening
• Oktober 2022: Integrasjon med Skatteetaten (inntekt, formue og gjeld), nynorsk og engelsk versjon av selvbetjening
• September 2022: Ny versjon av selvbetjening og digital søknad, pålogging til fagsystem via ansattporten, forbedret saksliste med filtrering
• Mai 2022: Mulig å importere boliger via Excel, kartlegging av bosituasjon, økonomi, helse og sosiale forhold, risikovurdering og boligbehov i saksbehandling
• April 2022: Første versjon av selvbetjening: digital søknad med data rett inn i fagsystemet
• Mars 2022: Flere søkere på sak, reservasjon av bolig, type og varighet kontrakt, registrering av journalnotater.
• Januar 2022: Ny versjon av personsiden
• Desember 2021: Dokumentopplasting, tildeling av bolig til søker, støtte for tildelings- og tilvisningsavtaler
• November 2021: Bedre støtte for bruk av skjermleser og responsivt design
• Oktober 2021: Ny versjon av boligoversikten
• September 2021: Første versjon for registrering av person og saksbehandling med integrasjon mot folkeregisteret og kontaktregisteret, Kobolab (test- og demoløsning) lansert
• April 2021: Grunnmur med pålogging, sikkerhet, logging, språkstøtte og så videre, og første versjon av boligoversikten med integrasjon mot matrikkelen 

Prosjektet skal levere grunnleggende funksjonalitet for løsningene i prosjektperioden. I tillegg til det som er lansert, er følgende planlagt ut prosjektperioden:

1. Fagsystem: Boligoversikt og saksbehandling
   • Omarbeiding av sakskonseptet (status, merkelapper, flere vedtak på sak)
   • Klagebehandling
   • Brev til innbygger i kontekst
   • Bedre håndtering av adresser
   • Hendelseslogg
   • Abonnere på hendelser fra Folkeregisteret
   • Dashboard med nøkkeltall
2. Selvbetjening innbygger: Søknad og innsyn i sak
   • Papirsøknad
   • Sikre at brukeren forstår hvor de skal logge seg på når de mottar SMS-melding om at de har mottatt en melding i selvbetjeningen
3. Kunnskapsmonitor: Rapportunderlag og statistikk
   • KOSTRA-rapportering
   • Overføre data til kommunens egen rapporteringsløsning, for eksempel et datavarehus
   • Overføre data til nasjonalt statistikkgrunnlag
   • Dashboard eller brukergrensesnitt for nasjonal statistikk