Kom i gang med Kobo
Her finner du informasjon om hvordan kommunene kommer i gang med Kobo, det digitale systemet for kommunale boliger.
Her finner du informasjon om hvordan kommunene kommer i gang med Kobo, det digitale systemet for kommunale boliger.
Kobo er fortsatt under utvikling, men siden januar 2023 har vi åpnet for å slippe flere kommuner inn i systemet.
Ønsker din kommune å ta i bruk Kobo så fort som mulig? Ny pulje starter opp i januar 2024, og frist for påmelding til denne er 1. januar. Les mer under og meld dere på her: Invitasjon til å ta i bruk Kobo
Hva sier kommunene om Kobo? Se video her:
Før kommunen kan ta i bruk Kobo, må dere
Prosjektet anbefaler videre at dere
Prosjektet har i samarbeid med Digi Rogaland og Digi Vestland utarbeidet beslutningsgrunnlag (PDF) og innføringshåndbok (PDF).
Ved avtale om å ta i bruk Kobo, vil kommunen få tilgang til
Dere kan bruke Kobolab (test- og demoløsning av fagsystem og selvbetjening) for å presentere Kobo for interessenter i kommunen. Mer informasjon i denne artikkelen: Her kan du prøve Kobo.
Prosjektet har utviklet et integrasjonspunkt (API) mot FDVU-systemene (eiendomsforvaltning) med mulighet for å utveksle informasjon med Kobo. Planen er at integrasjonspunktet både skal gjøre det mulig å hente inn informasjon om boligene, inkludert endringer over tid, og sende informasjon tilbake til FDVU-systemene om endret status ved tildeling og lignende.
De ulike systemleverandørene må videre utvikle støtte for API-et før kommunene kan få glede av informasjonsflyt mellom FDVU-systemet og Kobo. Prosjektet har dialog med de største leverandørene om dette, og jobber for at leverandørene utvikler støtte for dette i sine løsninger.
Kobo har også en integrasjon med Kartverket, slik at boliger som legges inn i løsningen får noe informasjon fra matrikkelen. Videre er det støtte for å importere basisinformasjon om boligene og leiekontraktene via Excel (for eksempel basert på et uttrekk fra FDVU-system). Prosjektet har laget en veileder for dette, og bistår kommunen etter behov med å bruke funksjonalitet for boligimport.
Minimumsfunksjonalitet for arkivering er på plass. Prosjektet har utviklet en arkivløsning som sender informasjon til kommunens arkiv via Fiks-plattformen. Kobo vil ikke ha eget arkiv, men legger til rette for at dette kan komme i fremtiden. Kommuner som tar Kobo i bruk i 2023 bør ta høyde for noe manuell arkivering.
Videre er prosjektet godt i gang med å utvikle støtte for dokumentgenerering ved hjelp av maler og flettefelt fra saksbehandlingen. Vi har allerede utviklet slik støtte for vedtaksbrev, og for andre typer brev er dette under utvikling.
Mange kommuner har egne systemer for leiekontrakt, fakturering m.m. Mange har også en integrasjon mellom FDVU- og regnskaps-/økonomisystem som underletter arbeidet (som igjen betyr at et integrasjonspunkt mellom Kobo og FDVU-systemer vil kunne sikre informasjonsflyt på dette området). Denne typen funksjonalitet fikk ikke høy prioritet fra kommunene i referansegruppen i starten av prosjektet.
Integrasjon med helse- og omsorgssystemer (Gerica, Profil, CosDoc med flere) er ikke en del av omfanget til prosjektet. En rekke kommuner har imidlertid etterlyst slik funksjonalitet, og prosjektet jobber derfor for å få mer innsikt i behov.
Intensjonen er at også omsorgsboliger skal kunne registreres og tildeles i Kobo. Prosjektet har tett dialog med kommunene for å finne gode løsninger der Kobos funksjonalitet ikke strekker til. Prosjektet har laget en veileder på hvordan Kobo og helse- og omsorgsystemer kan sameksistere og utfylle hverandre best mulig.
Kobo vil ikke erstatte FDV-systemer (eiendomsforvaltningssystemer) som LAFT, Facilit, Famac, Plania, MainManager med flere. Kommuner som bruker et FDV-system for teknisk drift og vedlikehold av de kommunale boligene bør derfor ikke forvente at Kobo kan erstatte det. Dette gjelder også "Utleie"-moduler fra FDV-leverandørene.
Kommuner som vurderer å skaffe et FDV-system bør også ha i mente at Kobo ikke vil kunne dekke behovet for et FDV-system.
Typisk funksjonalitet som dekkes av et FDV-system, og som ikke dekkes av Kobo, er blant annet: planlegging og oppfølging av vedlikehold, tiltaksplaner, arbeidsordre, kontraktsadministrasjon, fakturagrunnlag til økonomisystem og husleieregulering.
Flere FDV-systemer har integrasjon med økonomi- og regnskapssystemer. Kobo har for ikke planer om å utvikle en slik integrasjon.
Kobo er fra start tenkt å spille sammen med FDV-systemene, og Kobo-prosjektet har utviklet et integrasjonspunkt som gjør det mulig å utveksle data mellom Kobo og ulike FDV-systemer. Integrasjonspunktet støtter overføring av data begge veier, fra Kobo til FDV-systemene og fra FDV-systemene til Kobo. Målet er at det skal bli minimalt med dobbeltregistrering i de to systemene. Det er viktig å understreke at nå som integrasjonspunktet er levert fra prosjektet, må den enkelte FDV-leverandør utvikle støtte for integrasjonspunktet før dataoverføring kan starte. Det er rimelig å forvente at det vil ta noe tid før slik støtte er på plass og kommunene kan ta i bruk integrasjonen.
Eksempler på data som overføres fra Kobo er statusendringer på bolig og informasjon om leieforhold (husstand og kontraktsperiode). Eksempler på data som sendes fra FDV-systemet til Kobo er nye boliger og endringer på data registrert om boligen (størrelse, antall soverom, tilrettelegging, status og mange av de andre egenskapene Kobo har for boliger).
Flere FDV-systemer har ulike moduler som tilbyr funksjonalitet som i noe grad overlapper med Kobo (for eksempel søknad, tildeling, utleie). Prosjektet jobber med å kartlegge og tydeliggjøre funksjonalitet i ulike FDV-systemer opp mot Kobo, inkludert der det er overlapp. Det er for øvrig normalt med noe overlapp mellom ulike systemtyper.
Den enkelte kommune bør ved innføring av Kobo vurdere arbeidsprosesser og rutiner – og hvordan ulike systemer skal brukes i samspill med Kobo. Dette gjelder både der det vil være en integrasjon mellom systemene (som for FDV-systemer) – og der det ikke er planer om slik integrasjon, for eksempel helse- og omsorgssystemer som Gerica, Profil, Cosdoc og så videre.
Kobo er under utvikling og kommer hyppig i nye versjoner. Her finner du oversikt over det som er levert så langt. Oversikten viser ikke antall leveranser eller detaljert informasjon om innhold i leveransene. For komplett oversikt, ta kontakt med prosjektet på kobo@husbanken.no.
Prosjektet skal levere grunnleggende funksjonalitet for løsningene i prosjektperioden. I tillegg til det som er lansert, er følgende planlagt ut prosjektperioden:
En rekke kommuner fra Digi Rogaland og Digi Vestland tok i bruk Kobo høsten 2022.
Fra januar 2023 åpnet prosjektet for nasjonal utrulling.
Kommunene vil slippe inn i puljer. Målet er å slippe inn alle som ønsker det i løpet av 2023 og 2024, med forbehold om at prosjektet fortsatt er i tidlig fase og ikke kan ta inn flere enn at vi greier å følge opp alle på en god måte.
Frist for påmelding til pulje 1 i 2024 er 1. januar. Les informasjonen under og meld dere på her: Invitasjon til å ta i bruk Kobo
Løsningen er fortsatt under utvikling. Det er svært viktig at kommunene har realistiske forventninger til fordeler og ulemper med å ta i bruk løsningene tidlig.
Nei, men løsningene utvikles som et økosystem, og vil fungere best som en helhet. Videre anbefaler vi å vente med å ta i bruk søknadsregistrering og saksbehandling til kommunen har gjennomført ROS-analyse (analyse av risiko og sårbarhet) og personvernkonsekvensvurdering (DPIA). Det er mulig å bruke boligregistreringen og boligoversikten uavhengig av når kommunen tar i bruk søknadsregistrering og saksbehandling.
Tilgang til de ulike delene av Kobo fagsystem (boligoversikt, søknadsregistrering og saksbehandling) blir gitt gjennom rettigheter i Altinn. Det er kommunen som tildeler rettigheter i Altinn til de som skal jobbe i Kobo. Prosjektet har utarbeidet en veileder for hvordan kommunen gjør dette.
For å få tilsendt maler og veiledninger, ta kontakt med prosjektet på kobo@husbanken.no
For å komme i gang og ta i bruk Kobo, fyll ut dette skjemaet: Invitasjon til å ta i bruk Kobo
Av sikkerhetsmessige hensyn er det lagt opp slik at alle som skal bruke Kobo må være innenfor kommunens nettverk (en begrensning på såkalt IP-range). Det betyr i praksis at man enten må sitte fysisk i kommunens lokaler og være koblet til nettet, eller at man bruker en såkalt VPN-forbindelse fra PC-en man sitter på inn mot kommunens nett. Mange kommuner tilbyr for eksempel de ansatte hjemmekontor, og da bruker de en VPN-forbindelse for å koble seg på kommunens nett. Med VPN får man da tilgang til Kobo hvis man også har en rolle i Kobo.
Hvis kommunen har boligene i en stiftelse eller i et kommunalt aksjeselskap kan kommunen melde inn IP-rangen til selskapet også, slik at også de som jobber i dette selskapet kan få tilgang. For å kunne logge på Kobo må de ansatte i tillegg få en eller flere roller i systemet, for eksempel rollen «Kobo boligoversikt» som gir tilgang til all informasjon om boligene.
For ev andre personer hvor kommunen ønsker å gi tilgang må man gjøre følgende:
Ja!
Dere kan prøve Kobo i demo- og testmiljøet Kobolab. Mer informasjon og lenke til Kobolab for selvbetjening og fagsystem finnes på denne siden: Her kan du prøve Kobo
Bortsett fra at Kobolab bruker testdata, er den identisk med løsningene i produksjon.
Fagsystemet er tilgjengelig på bokmål foreløpig.
Selvbetjening, inkludert digital søknad, ble tilgjengelig på bokmål, nynorsk og engelsk i oktober 2022.
Fagsystem for saksbehandling i kommunene vil støtte
Dialog med innbyggerne som dokumentmaler i fagsystemet vil støtte
Selvbetjeningen som søknad og innsyn i sin egen sak for søkeren vil støtte
Samisk vil bli vurdert i samråd med kommuner hvor dette er aktuelt.
Det vil ikke koste noe å koble seg på Kobo, men kommunen må ta høyde for kostnader til innføring. Det kan dreie seg om utgifter til
Utvikling av selve systemet finansieres av staten med ei bevilgning på 90 millioner kroner over tre år. Husbanken får også rammer av departementet til videre drift og utvikling av Kobo etter prosjektperioden.
Men kommunene kan også måtte bidra med finansiering i fall
Alta, Bjørnafjorden, Bodø, Bærum, Lillehammer og Sarpsborg
Kobo er et samarbeidsprosjekt mellom KS, utvalgte kommuner og Husbanken. Husbanken er prosjekteier og leder prosjektarbeidet, men KS og kommunene er tett på og representert i styrings- og referansegruppen. KS har det overordnede ansvaret for å sikre en hensiktsmessig representasjon av kommuner i prosjektet.
Prosjektet vil samarbeide med Digi-nettverkene om utrulling, og Digi Vestland og Digi Rogaland har gått i front i 2022. Ta ev kontakt med Digi-nettverket i din region for mer informasjon.
Vi får gode tilbakemeldinger fra kommunene, både på at Kobo er sårt tiltrengt og at systemet vi utvikler fungerer bra. Les mer:
Kommunene har ulike utfordringer og muligheter. Prosjektet oppfordrer hver kommune til å vurdere sitt gevinstpotensial selv. Kommuner som kobler på Kobo vil få tilgang til mer detaljert informasjon og maler for å planlegge gevinster.
Se også nyhetssaken: – Kobo kan gi samfunnsgevinst på 770 millioner kroner!
Ja
Har du spørsmål eller innspill, kan du kontakte oss på kobo@husbanken.no
Her kan du se et webinar fra 29. september 2022 om hvordan komme i gang med Kobo: