Hvordan komme i gang med Kobo?

Her kan du finne ut hvordan din kommune kan komme i gang med å bruke Kobo. Kobo er et digitalt system for kommunale boliger som Husbanken og KS utvikler i samarbeid med en rekke kommuner.

Prosjekt Kobo utvikler digitale løsninger for søknad, saksbehandling og statistikk knyttet til kommunalt disponerte utleieboliger. Fagsystemet har boligoversikt og enkel støtte for saksbehandling så langt. Elektronisk søknad og selvbetjeningsløsning for innbyggere kommer i løpet av høsten 2022.

Løsningene utvikles etter smidig metodikk med mange delleveranser. En komplett minimumsversjon er forventet klar høsten 2023.

Seks pilotkommuner har brukt Kobo siden våren 2021. Tilbakemeldingene er positive og etterspørsel fra andre kommuner er stor. Derfor har løsningen blitt åpnet gradvis gjennom 2022.

De digitale nettverkene DigiRogaland og DigiVestland var først ut. Det betyr at kommuner fra disse to regionene får mulighet til å koble seg på Kobo først. Pulje 1 hadde oppstart i april 2022, mens pulje 2 startet i september. 

Prosjektet vil tilby Kobo for alle landets kommuner fra januar 2023. Da er løsningen fortsatt i  en tidlig fase og under utvikling. Mer informasjon om dette kommer i et webinar 29.9.

Ønsker din kommune å ta i bruk løsningene så fort som mulig? På denne siden finner dere informasjon om

  • hva dere kan forvente
  • hva dere kan forberede for å komme raskt i gang
  • hva dere må ha klart før dere kan ta i bruk Kobo
  • hvordan dere kan melde interesse 

Her kan du prøve Kobo - Husbanken

Vi anbefaler at dere først leser informasjonen på denne siden og vurderer nøye om kommunen ønsker å ta i bruk Kobo på dette tidspunktet.  

Før kommunen kan ta i bruk Kobo, må dere 

  • inngå standard avtale om bruk av Kobo med Husbanken som systemleverandør  
  • inngå databehandleravtale med Husbanken 
  • inngå avtale med Skatteetaten om deling av data via KS som segmentansvarlig. Les mer på KS sine hjemmesider.
  • gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse)
  • gjennomføre personvernkonsekvensvurdering (DPIA)
  • tildele rettigheter i Altinn
    • til saksbehandlere og ansatte i kommunen som skal ha tilgang til Kobo
    • til Husbanken for å slå opp i Folkeregisteret på vegne av kommunen
  • konfigurere kommunespesifikke innstillinger i Kobo (logo mm.)

Prosjektet anbefaler videre at dere

  • sikrer forankring på strategisk ledernivå i kommunen – inkludert tydelige føringer på bruk av løsningene
  • involverer alle aktører som samhandler om tjenesteleveransen for å planlegge implementering og hvordan dette påvirker arbeidsprosesser, rutiner og praksis
  • vurderer endringer i arbeidsprosess og/eller organisering av tjenesteleveransen for å sikre at kommunen får de planlagte gevinstene
  • sørger for at alle med tilgang til Kobo får tilstrekkelig opplæring, informasjon og motivasjon til å ta i bruk løsningene
  • utnevner en gevinstansvarlig
  • setter mål, utarbeider en gevinstrealiseringsplan og foretar nullpunktmålinger for nøkkeltallene i planen

Dersom dere konkluderer med at dere ønsker å komme i gang i 2023, gi beskjed om hvilken pulje i dette skjema

Se også eget Beslutningsgrunnlag for å ta i bruk Kobo i utviklingsfasen av prosjektet (PDF).

Prosjektet har i samarbeid med Digi Rogaland og Digi Vestland utarbeidet besluttningsgrunnlag og innføringshåndbok. 

Ved avtale om å ta i bruk Kobo, vil kommunen få tilgang til

  • veileder for å tildele rettigheter i Altinn
  • mal og veiledning for gjennomføring av ROS-analyse
  • mal og veiledning for gjennomføring av DPIA
  • mal og veiledning for gevinstberegning og planlegging av gevinstrealisering
  • mal for prosjektmandat, interessentanalyse, kommunikasjonsplan og milepælsplan

Dere kan bruke Kobolab for å presentere Kobo for interessenter i kommunen. Les gjerne denne artikkelen først: Her kan du prøve Kobo

Prosjektet har dialog med flere leverandører av FDVU-systemer og vil utvikle et integrasjonspunkt (API) for å integrere systemene i Kobo. Planen er at integrasjonspunktet både skal gjøre det mulig å hente inn informasjon om boligene, inkludert endringer over tid, og sende informasjon tilbake til FDVU-systemene om endret status ved tildeling og lignende.

Det er for tidlig å si nøyaktig når dette vil være klart, og hvordan det vil fungere i praksis opp mot hvert enkelt system. Per dato har Kobo integrasjon med Kartverket, slik at boliger som legges inn i løsningen får noe informasjon fra matrikkelen. Videre er det støtte for å importere basisinformasjon om boligene via excel. Prosjektet har laget en veileder for dette, og bistår kommunen etter behov med å bruke funksjonalitet for boligimport. 

Kobo har som mål å skaffe gode kommunale og nasjonale data om kommunale boliger og bruken av disse.

Gevinster av dette vil være enklere rapportering (blant annet til KOSTRA) og økt kvalitet på dataene. Dette fordrer lik forståelse og bruk av begreper i løsningen. Begreper og definisjoner er derfor en viktig del av en brukerveiledning for saksbehandlere som vi utarbeider nå.

Kobo er under utvikling og kommer hyppig i nye versjoner. Her finner du oversikt over det som er levert. Leveranser før 1.1.2022 er oppsummert med stikkord. 

Leveransen er listet slik: <Dato><System><Versjon><Beskrivelse av endring>

2022

  • 30.9.2022: kobo-fagsystem 0.36: Integrasjon med Skatteetaten, bedre ytelse i boligoversikten og støtte for boliger med formål idrettshall, feil med kornete bolig-bilder rettet, diverse forbedringer. kobo-selvbetjening 0.10: Nynorsk versjon og språkvelger, diverse forbedringer. 
  • 20.9.2022: kobo-fagsystem 0.35: Visning av vedlegg som kommer inn med søknad, forbedret visning av kontraktsperiode, noe feil retting og forbedring. kobo-selvbetjening 0.9: Justering topp- og bunntekst, endret tekst og knapp på første side, vedlegg kan lastes opp på aktuelt steg (vises, kan lastes ned og slettes), noe feilretting.  
  • 13.9.2022: kobo-fagsystem 0.34: Forbedret saksliste (filtrering og ytelse), støtte for import av fritidsbolig, forbedringer på personsiden.  kobo-selvbetjening 0.8: Ny personvernerklæring, mulig å laste opp vedlegg, sider for boligbehov og -ønsker slått sammen og endring for å få tydeligere svar fra søker vedr tilrettelagt bolig og/eller helserelaterte behov, forbedringer på oppsummeringssiden.
  • 1.9.2022: kobo-fagsystem 0.33: Pålogging via Ansattporten, forbedret layout i boligoversikten og personkortet, nytt, responsivt design på sakslisten, åpnet for nye formål i boligimporten, diverse mindre forbedringer og feilrettinger.  
  • 6.7.2022: kobo-fagsystem 0.32 og kobo-selvbetjening 0.7: Ytelsesforbedring i boligoversikten, fjernet "se i kart"-knapp, mulig å angi husdyr i søknad og fagsystem, mulig å logge ut fra selvbetjening, kommunenavn vises i selvbetjening (header). Diverse feilrettinger og forbedringer. 
  • 17.6.2022: kobo-fagsystem 0.31 og kobo-selvbetjening 0.6: Mulig å skrive oppsummering av kartlegging og angi høy prioritet, ytelsesforbedring av boligimport samt åpning for flere formål, oppsummeringsside og samtykke i søknad. Diverse feilrettinger og forbedringer. 
  • 13.5.2022: kobo-fagsystem 0.30: Ny funksjonalitet: Kartlegging av bosituasjon, økonomi, helse og sosiale forhold, risikovurdering og boligbehov. Forbedring av boligimport fra Excel. 
  • 9.5.2022: kobo-fagsystem 0.29: Ny funksjonalitet: Import av boliger fra Excel-fil. Åpnet for import av boliger fra Matrikkel med andre formål.  
  • 4.5.2022: kobo-fagsystem 0.28: Mer robust håndtering av personer med verge og familierelasjoner i import fra Folkeregisteret. Åpnet for saksbehandlingsfunksjonalitet for alle kommuner.
  • 2.5.2022: kobo-fagsystem 0.27 og kobo-selvbetjening 0.5: Feilrettinger og forbedringer.
  • 4.4.2022: kobo-fagsystem 0.26 og kobo-selvbetjening 0.4 Ny funksjonalitet: Første versjon av digital søknad lansert og visning av data fra søknad under kartlegging i fagsystem (for testing av en pilotkommune). Forbedret sortering i boligoversikten, samt flere tekniske og visuelle forbedringer og feilrettinger.  
  • 11.3.2022: kobo-fagsystem 0.25 Ny funksjonalitet: Flere søkere på sak, reservasjon av bolig, kontraktsdetaljer når reservasjon bekreftes, journalnotater. Diverse funksjonelle, visuelle og tekniske forbedringer og feilrettinger. 
  • 20.1.2022: kobo-fagsystem 0.24.1 Ny funksjonalitet: Knapp for å opprett ny sak, tittel på sak blir sakstype i sakslisten, endringer på personkortet. Diverse forbedringer knyttet til universell utforming, formatering av navn, mellomlagring av bilder samt feilretting på boligsiden. 
  • 5.1.2022 kobo-fagsystem 0.23.0 Ny funksjonalitet: Utvidet støtte for tilvisnings- og tildelingsavtaler, fjernet forhåndsvalgte filtre i boligoversikten, informasjon flyttet fra personside til sak og ny layout på personsiden, audit-logging. Diverse visuelle og tekniske forbedringer og feilrettinger. 

2021

  • kobo-fagsystem 0.22.0 Ny funksjonalitet: Opplasting av dokumenter, tildeling av bolig til søker, barn til søker hentes fra folkeregisteret, tildelings- og tilvisningsavtaler som disposisjonsform. Diverse mindre forbedringer og feilrettinger. 
  • kobo-fagsystem 0.21.1 Feilretting oppslag i matrikkel. 
  • kobo-fagsystem 0.21.0 Forbedringer/ny funksjonalitet for person, saksbehandling og bolig samt feilretting og tekniske forbedringer som bidrar til økt kvalitet og vedlikeholdbarhet i systemet.
  • kobo-fagsystem 0.20.0 Forbedret funksjonalitet for person og saksbehandling. Bedre støtte for universell utforming og responsivt design. 
  • kobo-fagsystem 0.19.0 Omfattende endringer i boligoversikt, boligskjema og detaljside for bolig (basert på brukertester og tilbakemeldinger). 
  • kobo-fagsystem 0.18.0 Forbedret funksjonalitet person og saksbehandling inkludert opplasting av dokumenter. Utvidet testdata i Kobolab.
  • kobo-fagsystem 0.17.0 Forbedret funksjonalitet person og saksbehandling. Demo- og testløsning (Kobolab) lansert.
  • kobo-fagsystem 0.16.0 Forbedret funksjonalitet boligoversikt. Ny funksjonalitet for registrering av person og saksbehandling. 
  • kobo-fagsystem 0.15.0 Forbedret ytelse.
  • kobo-fagsystem 0.14.0 Forbedret navigasjon og feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.13.0 Forbedret oppslag mot matrikkel og feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.12.0 Forbedret hjelpetekst og ny side for utlogging samt feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.11.0 Forbedret funksjonalitet ved legg til ny bolig.
  • kobo-fagsystem 0.10.0 Forbedret funksjonalitet og endring av begreper i boligskjema.
  • kobo-fagsystem 0.9.0 Forbedret bildefunksjon og visning av tilganger.
  • kobo-fagsystem 0.8.0 Forbedret funksjonalitet i boligoversikten og feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.7.0 Ny funksjonalitet i boligoversikten og feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.6.0 Feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.5.0 Feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.4.0 Ikke lagt ut.
  • kobo-fagsystem 0.3.0 Første release av Kobo til pilot med teknisk «grunnmur» og boligoversikt.

 

Prosjektet skal levere grunnleggende funksjonalitet for løsningene i prosjektperioden. I tillegg til det som er lansert, er følgende planlagt:

  1. Fagsystem: Boligoversikt og saksbehandling
    • Vedtak, oversikt og dokumentere oppfølging
    • Sende brev til søker inkl. dokumentmaler. Integrasjon med Fiks SvarUt 
    • Flere sakstyper (fornyelse av leieforhold, klage på vedtak m.fl.)
    • Ventelister
    • Statistikk, inkludert underlag for KOSTRA-rapportering
    • Arkivering: Integrasjon med KS Fiks arkiv
    • Integrasjonspunkt for informasjonsutveksling med FDV-systemer
    • Nynorsk versjon
  2. Selvbetjening innbygger: Søknad og innsyn i sak
    • Flere søkere 
    • Se status på sak
    • Klage på vedtak
    • Ha dialog med saksbehandler (meldinger)
  3. Kunnskapsmonitor: Rapportunderlag og statistikk
    • API for overføring av data
    • Rapporter og dashboard
  4. Selvbetjening samhandler: Melde behov og dialog
    • Det forventes svært begrenset funksjonalitet for samhandler

Ofte stilte spørsmål 

Prosjektet åpnet i 2022 for at flere enn pilotkommunene kunne ta i bruk Kobo og har i 2022 samarbeidet med Digi Rogaland og Digi Vestland om utrulling til to puljer. Fra januar 2023 åpner prosjektet for nasjonal utrulling i samarbeid med diginettverkene. 

Kommunene vil slippe inn i puljer. Målet er å slippe inn alle som ønsker i løpet av 2023, med forbehold om at prosjektet fortsatt er i tidlig fase og ikke kan ta inn flere enn at prosjektet og Digi nettverkene greier å følge opp alle på en god måte.

Løsningen er fortsatt i et tidlig utviklingsløp. Det er svært viktig at kommunene har realistiske forventninger til fordeler og ulemper med å ta i bruk løsningene så tidlig. Se også punktet "Hvordan komme i gang".

Nei, men løsningene utvikles som et økosystem, og vil fungere best som en helhet. Det er ikke mulig å ta i bruk søknadsregistrering og saksbehandling før kommunen har gjennomført ROS-analyse (analyse av risiko og sårbarhet) og personvernkonsekvensvurdering (DPIA). Inntil dette er på plass, vil kommunen kun få tilgang til boligregistrering og -oversikt.

Kommuner som ønsker å ta i bruk Kobo som et helhetlig økosystem vil få forrang i prosjektperioden, i fall så mange kommuner melder seg at vi må prioritere. 

Tilgang til de ulike delene av Kobo fagsystem (boligoversikt, søknadsregistrering og saksbehandling) blir gitt gjennom rettigheter i Altinn. Det er kommunen som tildeler rettigheter i Altinn til de som skal jobbe i Kobo. Prosjektet har utarbeidet en veileder for hvordan kommunen gjør dette.

Av sikkerhetsmessige hensyn er det lagt opp slik at alle som skal bruke Kobo må være innenfor kommunens nettverk (en begrensning på såkalt IP-range). Det betyr i praksis at man enten må sitte fysisk i kommunens lokaler og være koblet til nettet, eller at man bruker en såkalt VPN-forbindelse fra PC-en man sitter på inn mot kommunens nett. Mange kommuner tilbyr for eksempel de ansatte hjemmekontor, og da bruker de en VPN-forbindelse for å koble seg på kommunens nett. Med VPN får man da tilgang til Kobo.

For ev andre som ønsker tilgang, for eksempel ansatte i en boligstiftelse, betyr det at følgende må gjøres:

  1. Personen må få tilgang til kommunenes nett, for eksempel via VPN.
  2. Personen må få en rolle i Kobo, for eksempel rollen «Kobo boligoversikt» som gir tilgang til all informasjon om boligene, men ikke til saksbehandling. Personen vil da kunne se oversikter, detaljer, endre detaljer, legge til nye boliger osv.

Dere kan prøve Kobo i demo- og testmiljøet Kobolab.

Bortsett fra at Kobolab bruker testdata, er den identisk med løsningene i produksjon.

Fagsystemet er tilgjengelig på bokmål.Selvbetjening, inkludert digital søknad, blir tilgjengelig på bokmål, nynorsk og engelsk i oktober 2022. 

Plan for språkstøtte i Kobo:

Fagsystem for saksbehandling i kommunene vil støtte

  • bokmål
  • nynorsk

Dialog med innbyggerne som dokumentmaler i fagsystemet vil støtte

  • bokmål
  • nynorsk
  • engelsk

Selvbetjeningen som søknad og innsyn i sin egen sak for søkeren vil støtte

  • bokmål
  • nynorsk
  • engelsk

Samisk vil bli vurdert i samråd med kommuner hvor dette er aktuelt.

Staten har invitert kommunene til samarbeid om å bygge digitale tjenester for søknad, saksbehandling og statistikk knyttet til kommunalt disponerte utleieboliger.

Staten har bevilget 90 millioner kroner over tre år til å finansiere investeringskostnadene for utvikling av grunnleggende funksjonalitet til selvbetjening, fagsystem og statistikkløsning.

KDD har varslet at Husbanken får rammer til å dekke kostnadene til FDV knyttet til videre drift og utvikling av løsningen etter prosjektperioden. Dersom kostnadene blir høyere enn anslått (20 millioner kroner i 2024 for så å falle gradvis til, og stabilisere seg på, 12 millioner kroner fra 2029), må vi vurdere en annen finansieringsmodell der kommunene også bidrar med finansiering.

Dersom kommunene og Husbanken kommer til at det er behov for å utvide Kobo med funksjoner som det i dag ikke er planlagt for eller satt av midler til, må stat og kommune sammen drøfte hvordan eventuelle merkostnader skal dekkes. Det vil da kunne være naturlig å vurdere en form for samfinansiering mellom kommunene og staten.

Kommunen må ta høyde for kostnader knyttet til innføring. Det kan for eksempel være:

  • Tilpasninger ifm. kobling av FDV-system med integrasjonspunkt i Kobo
  • Kobling mot kommunens arkivsystem
  • Arbeid knyttet til å legge inn data om boligene i systemet
  • Tid brukt ifm. implementeringsaktiviteter (for eksempel DPIA, ROS-analyse, gevinstrealiseringsplan, opplæring osv.)

KS har avklart at siden det ikke er en lisens- eller påkoblingskostnad ved å ta i bruk Kobo, vil anskaffelsesregelverket ikke komme til anvendelse. 

Pilotkommuner i Kobo-prosjektet er Alta, Bjørnafjorden, Bodø, Bærum, Lillehammer og Sarpsborg. 

Kobo er et samarbeidsprosjekt mellom KS, utvalgte kommuner og Husbanken. Husbanken er prosjekteier og leder prosjektarbeidet, men KS og kommunene er tett på og representert i styrings- og referansegruppen. KS har det overordnede ansvaret for å sikre en hensiktsmessig representasjon av kommuner i prosjektet.

Prosjektet vil samarbeide med Digi-nettverkene om utrulling, og Digi Vestland og Digi Rogaland har gått i front i 2022. Ta ev kontakt med Digi-nettverket i din region for mer informasjon.

– Dette ser veldig oversiktlig og greit ut, sier Remi Berg, saksbehandler i Sarpsborg kommunes boligavdeling.

– Jeg er imponert. Når vi får dette i fingrene, vil vi kunne legge inn mange boliger på kort tid, sier Robin Brynildsen, leder av Sarpsborgs boligavdeling.

– Vi ser frem til en hverdag med bedre verktøy og bedre struktur på data som vil gjøre den lovpålagte rapporteringa enklere, sier Ellinor Myhre, leder av boligkontoret i Bodø kommune.

– Vi ser at vi kan digitalisere vårt boligtildelingssystem betydelig. Vi har papirsøknad i dag og håper at det å søke blir lettere tilgjengelig for våre brukere. Boligoversikten har vi i dag i Excel, så vi er veldig begeistret og gleder oss til å slippe å telle i Excel-ark for å rapportere til KOSTRA, sier Britt Julie Bjørkeli, fagkonsulent Boligsosialt team i Lillehammer kommune.

Les også artiklene 

I samarbeid med kommunene og andre interessenter har prosjektet identifisert en rekke gevinster. Videre er gevinstpotensialet utredet av en uavhengig part – Oslo Economics – på oppdrag fra Husbanken. Kobo skal levere verdi til innbygger, kommune og stat, og vil gi både kvalitative og kvantitative gevinster. Prosjektet har hatt som føring at kommunene ikke skal behøve å omorganisere for å ta ut gevinster.

Prosjektets effektmål oppsummerer de langsiktige virkningene, ønsket endring, verdiskapning og gevinster prosjektet skal føre til:

  1. Tildeling og oppfølging i kommunale utleieboliger skal være effektiv, brukerrettet, og ivareta god informasjonssikkerhet.
  2. Beboere i kommunale utleieboliger skal bo i en egnet bolig med oppfølgingen de trenger.
  3. Kommunene skal benytte sine disponerte utleieboliger mest mulig effektivt (mindre tomgangsleie).
  4. Gode kommunale og nasjonale data om kommunale utleieboliger og bruken av disse.

De viktigste gevinstene er

Gevinster for kommunen:

  • Spart arbeidstid som følge av mer effektiv saksbehandling
  • Redusert vedlikehold som følge av bedre match mellom søker og bolig
  • Bedre formuesforvaltning som følge av bedre utnyttelse og planlegging av boligmassen
  • Sparte IT-kostnader som følge av felles løsning
  • Sparte bøter som følge av at lovkrav (GDPR) holdes

Gevinst for innbygger/bruker:

  • Raskere tilgang til bolig som følge av bedre saksbehandling
  • Bedre boforhold som følge av bedre match mellom søker og bolig
  • Bedre boligkarriere på lang sikt
  • Tryggere og mer brukervennlige digitale tjenester som følge av informasjonssikkerhet, GDPR og bedre søknadsprosess

Gevinster for staten/øvrige:

  • Mer effektiv ressursbruk som følge av bedre statistikk og grunnlagsdata

Kommunene har ulike utfordringer og muligheter, og prosjektet oppfordrer hver kommune til selv å vurdere gevinstpotensialet i egen kommune. Kommuner som kobler på Kobo vil som en del av oppstarten få tilgang til mer detaljert informasjon og maler for å planlegge gevinster.

Prosjektet har cirka 30 testkommuner, og tar gjerne inn flere.

Testkommuner er kommuner som har sagt seg villig til å være med å teste løsningen underveis. Testkommuner vil kunne inviteres til å teste deler av løsningen i et test- og demomiljø, delta i brukertest og gi tilbakemeldinger på idéer og prototyper.

De som har meldt seg som testkommuner vil bli involvert ved behov, og i det omfanget prosjektet anser som nødvendig. Det er altså ikke gitt at alle testkommuner vil delta i de samme aktivitetene. Siden vi har mange testkommuner, kan det hende at dere ikke hører fra oss så ofte.

Testkommunene (på lik linje med alle andre kommuner) kan når som helst sende innspill og spørsmål til prosjektet. Ta kontakt via kobo@husbanken.no for å bli registrert som testkommune.

Prosjektet er i rute til å levere grunnleggende funksjonalitet innenfor de ulike digitale løsningene for innbygger, kommunene og staten. Prosjektperioden varer ut 2023.

Prosjektet jobber etter en smidig utviklingsmodell og utvikler og lanserer ny funksjonalitet fortløpende. Prosjektet prioriterer det vi vurderer vil gi størst verdi, gitt mulighetsrommet (hjemler, tekniske muligheter m.m.).

Har du spørsmål eller innspill, kan du kontakte oss på kobo@husbanken.no