Hvordan komme i gang med Kobo?

På denne siden finner du informasjon om hvordan din kommune kan komme i gang med å bruke Kobo. Kobo er et digitalt system for kommunale boliger som Husbanken og KS utvikler nå i samarbeid med en rekke kommuner.

Prosjekt Kobo utvikler digitale løsninger for søknad, saksbehandling og statistikk knyttet til kommunalt disponerte utleieboliger. Fagsystemet har (så langt) boligoversikt og enkel støtte for saksbehandling.

Elektronisk søknad og selvbetjeningsløsning for innbyggere kommer i løpet av første halvår 2022.

Løsningene utvikles etter smidig metodikk med mange delleveranser. En komplett minimumsversjon er forventet klar høsten 2023.

Seks pilotkommuner har brukt løsningene siden våren 2021, og på grunn av positive tilbakemeldinger fra pilotkommunene og stor etterspørsel fra en rekke kommuner, vil prosjektet starte trinnvis utrulling tidlig i 2022, tidligere enn først planlagt.

Ønsker din kommune å ta i bruk løsningene så fort som mulig? På denne siden finner dere informasjon om

  • hva dere kan forvente
  • hva dere må ha klart før dere kan ta i bruk Kobo
  • hvordan dere kan melde interesse 

Her kan du prøve Kobo - Husbanken

Vi anbefaler at dere først leser informasjonen på denne siden og vurderer nøye om kommunen ønsker å ta i bruk Kobo på dette tidspunktet.  

Før kommunen kan ta i bruk Kobo, må dere 

  • inngå standard avtale om bruk av Kobo med Husbanken som systemleverandør  
  • inngå databehandleravtale med Husbanken 
  • få på plass evt. forskrifter for å gjøre oppslag mot Skatteetaten hvis slike ikke eksisterer (bortfaller dersom ny boligsosial lov trer i kraft som foreslått) 
  • inngå avtale med Skatteetaten om deling av data 
  • gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse)
  • gjennomføre personvernkonsekvensvurdering (DPIA)
  • tildele rettigheter i Altinn
    • til saksbehandlere og ansatte i kommunen som skal ha tilgang til Kobo
    • til Husbanken for å slå opp i Folkeregisteret på vegne av kommunen
  • konfigurere kommunespesifikke innstillinger i Kobo (logo mm.)

Prosjektet anbefaler videre at dere

  • sikrer forankring på strategisk ledernivå i kommunen – inkludert tydelige føringer på bruk av løsningene
  • involverer alle aktører som samhandler om tjenesteleveransen for å planlegge implementering og hvordan dette påvirker arbeidsprosesser, rutiner og praksis
  • vurderer endringer i arbeidsprosess og/eller organisering av tjenesteleveransen for å sikre at kommunen får de planlagte gevinstene
  • sørger for at alle med tilgang til Kobo får tilstrekkelig opplæring, informasjon og motivasjon til å ta i bruk løsningene
  • utnevner en gevinstansvarlig
  • setter mål, utarbeider en gevinstrealiseringsplan og foretar nullpunktmålinger for nøkkeltallene i planen

Dersom dere konkluderer med at dere ønsker å komme i gang, fyll ut søknadsskjema

Ved avtale om å ta i bruk Kobo, vil kommunen få tilgang til

  • veileder for å tildele rettigheter i Altinn
  • mal og veiledning for gjennomføring av ROS-analyse
  • mal og veiledning for gjennomføring av DPIA
  • mal og veiledning for gevinstberegning og planlegging av gevinstrealisering

Dere kan bruke Kobolab for å presentere Kobo for interessenter i kommunen. Les gjerne denne artikkelen først: Her kan du prøve Kobo

Prosjektet har dialog med flere leverandører av FDVU-systemer og vil utvikle et integrasjonspunkt (API) for å integrere systemene i Kobo. Planen er at integrasjonspunktet både skal gjøre det mulig å hente inn informasjon om boligene, inkludert endringer over tid, og sende informasjon tilbake til FDVU-systemene om endret status ved tildeling og lignende.

Det er for tidlig å si nøyaktig når dette vil være klart, og hvordan det vil fungere i praksis opp mot hvert enkelt system. Per dato har Kobo integrasjon med Kartverket, slik at boliger som legges inn i løsningen får noe informasjon fra matrikkelen.

Kobo har som mål å skaffe gode kommunale og nasjonale data om kommunale boliger og bruken av disse.

Gevinster av dette vil være enklere rapportering (blant annet til KOSTRA) og økt kvalitet på dataene. Dette fordrer lik forståelse og bruk av begreper i løsningen. Begreper og definisjoner er derfor en viktig del av en brukerveiledning for saksbehandlere som vi utarbeider nå.

Kobo er under utvikling og kommer hyppig i nye versjoner. Her finner du oversikt over det som er levert.  Leveranser før 1.1.2022 er oppsummert med stikkord. 

Leveransen er listet slik: <Dato><System><Versjon><Beskrivelse av endring>

2022

  • 20.1.2022: kobo-fagsystem 0.24.1 Ny funksjonalitet: Knapp for å opprett ny sak, tittel på sak blir sakstype i sakslisten, endringer på personkortet. Diverse forbedringer knyttet til universell utforming, formatering av navn, mellomlagring av bilder samt feilretting på boligsiden. 
  • 5.1.2022 kobo-fagsystem 0.23.0 Ny funksjonalitet: Utvidet støtte for tilvisnings- og tildelingsavtaler, fjernet forhåndsvalgte filtre i boligoversikten, informasjon flyttet fra personside til sak og ny layout på personsiden, audit-logging. Diverse visuelle og tekniske forbedringer og feilrettinger. 

2021

  • kobo-fagsystem 0.22.0 Ny funksjonalitet: Opplasting av dokumenter, tildeling av bolig til søker, barn til søker hentes fra folkeregisteret, tildelings- og tilvisningsavtaler som disposisjonsform. Diverse mindre forbedringer og feilrettinger. 
  • kobo-fagsystem 0.21.1 Feilretting oppslag i matrikkel. 
  • kobo-fagsystem 0.21.0 Forbedringer/ny funksjonalitet for person, saksbehandling og bolig samt feilretting og tekniske forbedringer som bidrar til økt kvalitet og vedlikeholdbarhet i systemet.
  • kobo-fagsystem 0.20.0 Forbedret funksjonalitet for person og saksbehandling. Bedre støtte for universell utforming og responsivt design. 
  • kobo-fagsystem 0.19.0 Omfattende endringer i boligoversikt, boligskjema og detaljside for bolig (basert på brukertester og tilbakemeldinger). 
  • kobo-fagsystem 0.18.0 Forbedret funksjonalitet person og saksbehandling inkludert opplasting av dokumenter. Utvidet testdata i Kobolab.
  • kobo-fagsystem 0.17.0 Forbedret funksjonalitet person og saksbehandling. Demo- og testløsning (Kobolab) lansert.
  • kobo-fagsystem 0.16.0 Forbedret funksjonalitet boligoversikt. Ny funksjonalitet for registrering av person og saksbehandling. 
  • kobo-fagsystem 0.15.0 Forbedret ytelse.
  • kobo-fagsystem 0.14.0 Forbedret navigasjon og feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.13.0 Forbedret oppslag mot matrikkel og feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.12.0 Forbedret hjelpetekst og ny side for utlogging samt feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.11.0 Forbedret funksjonalitet ved legg til ny bolig.
  • kobo-fagsystem 0.10.0 Forbedret funksjonalitet og endring av begreper i boligskjema.
  • kobo-fagsystem 0.9.0 Forbedret bildefunksjon og visning av tilganger.
  • kobo-fagsystem 0.8.0 Forbedret funksjonalitet i boligoversikten og feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.7.0 Ny funksjonalitet i boligoversikten og feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.6.0 Feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.5.0 Feilrettinger.
  • kobo-fagsystem 0.4.0 Ikke lagt ut.
  • kobo-fagsystem 0.3.0 Første release av Kobo til pilot med teknisk «grunnmur» og boligoversikt.

Planlagte leveranser i 2022 (foreløpig plan):

  • Fortsette utvikling av funksjonalitet for saksbehandling. 
  • Utvikle støtte for arkivering inkludert integrasjon med FIKS-plattformen (Arkiv, SvarUt og muligens flere)
  • Levere første versjon av elektronisk søknad og selvbetjening for innbygger
  • Utvikle integrasjonspunkt for FDV-systemer
  • Utvikle første versjon av rapportering/overføring av data

Ofte stilte spørsmål 

Prosjektet vil tidlig i 2022 åpne for at flere enn pilotkommunene kan ta i bruk Kobo. Utrulling vil skje i samarbeid med Digi nettverkene - i første omgang Digi Vestland og Digi Rogaland. 

Kommunene vil slippe inn i puljer. Målet er å slippe inn så mange som mulig i løpet av 2022, men ikke flere enn at prosjektet og Digi nettverkene greier å følge opp alle på en god måte.

Løsningen er fortsatt i et tidlig utviklingsløp. Derfor vil påkobling først skje etter dialog mellom prosjektet og de aktuelle kommunene. Det er svært viktig at kommunene har realistiske forventninger til fordeler og ulemper med å ta i bruk løsningene så tidlig. Se også punktet "Hvordan komme i gang".

Nei, men løsningene utvikles som et økosystem, og vil fungere best som en helhet. Det er ikke mulig å ta i bruk søknadsregistrering og saksbehandling før kommunen har gjennomført ROS-analyse (analyse av risiko og sårbarhet) og personvernkonsekvensvurdering (DPIA). Inntil dette er på plass, vil kommunen kun få tilgang til boligregistrering og -oversikt.

Kommuner som ønsker å ta i bruk Kobo som et helhetlig økosystem vil få forrang i prosjektperioden, i fall så mange kommuner melder seg at vi må prioritere. 

Tilgang til de ulike delene av Kobo fagsystem (boligoversikt, søknadsregistrering og saksbehandling) blir gitt gjennom rettigheter i Altinn. Det er kommunen som tildeler rettigheter i Altinn til de som skal jobbe i Kobo. Vi utarbeider nå en veileder for hvordan kommunen gjør dette.

Foreløpig kan kun ansatte i kommunen få tilgang til Kobo via rettigheter i Altinn. Dere må logge dere på innenfor kommunens nettverk (samme som for Husbanken Ekstranett) for å jobbe i Kobo.

Dere kan prøve Kobo i demo- og testmiljøet Kobolab.

Bortsett fra at Kobolab bruker testdata, er den identisk med løsningene i produksjon.

Dagens versjon får dere kun på bokmål. Det er imidlertid utviklet støtte for flere språk, og disse blir lagt inn i nye versjoner som kommer i løpet av prosjektperioden.

Fagsystem for saksbehandling i kommunene vil støtte

  • bokmål
  • nynorsk

Dialog med innbyggerne som dokumentmaler i fagsystemet vil støtte

  • bokmål
  • nynorsk
  • engelsk

Selvbetjeningen som søknad og innsyn i sin egen sak for søkeren vil støtte

  • bokmål
  • nynorsk
  • engelsk

Samisk vil bli vurdert i samråd med kommuner hvor dette er aktuelt.

Prosjektet er finansiert over statsbudsjettet , så det er ingen kostnad knyttet til bruk/lisens i prosjektperioden, altså frem til medio 2023. Kommunal- og distriktsdepartementet vurderer videre finansiering.  

Kommunen må vurdere egne kostnader til opplæring, endring av rutiner m.m. i forbindelse med implementeringen.

Å koble kommunens FDVU-data med Kobos integrasjonspunkt kan medføre kostnader. Kontakt kommunens leverandør av FDVU-system for mer informasjon.

Pilotkommuner i Kobo-prosjektet er Alta, Bjørnafjorden, Bodø, Bærum, Lillehammer og Sarpsborg. 

Kobo er et samarbeidsprosjekt mellom KS, utvalgte kommuner og Husbanken. Husbanken er prosjekteier og leder prosjektarbeidet, men KS og kommunene er tett på og representert i styrings- og referansegruppen. KS har det overordnede ansvaret for å sikre en hensiktsmessig representasjon av kommuner i prosjektet.

Prosjektet vil samarbeide med Digi-nettverkene om utrulling, og Digi Vestland og Digi Rogaland vil gå i front. Mer informasjon kommer på denne siden i 2022. Ta ev kontakt med Digi-nettverket i din region for mer informasjon.

– Dette ser veldig oversiktlig og greit ut, sier Remi Berg, saksbehandler i Sarpsborg kommunes boligavdeling.

– Jeg er imponert. Når vi får dette i fingrene, vil vi kunne legge inn mange boliger på kort tid, sier Robin Brynildsen, leder av Sarpsborgs boligavdeling.

– Vi ser frem til en hverdag med bedre verktøy og bedre struktur på data som vil gjøre den lovpålagte rapporteringa enklere, sier Ellinor Myhre, leder av boligkontoret i Bodø kommune.

– Vi ser at vi kan digitalisere vårt boligtildelingssystem betydelig. Vi har papirsøknad i dag og håper at det å søke blir lettere tilgjengelig for våre brukere. Boligoversikten har vi i dag i Excel, så vi er veldig begeistret og gleder oss til å slippe å telle i Excel-ark for å rapportere til KOSTRA, sier Britt Julie Bjørkeli, fagkonsulent Boligsosialt team i Lillehammer kommune.

Les også artiklene 

I samarbeid med kommunene og andre interessenter har prosjektet identifisert en rekke gevinster. Videre utredes gevinstpotensialet av en uavhengig part – Oslo Economics – på oppdrag fra Husbanken. Kobo skal levere verdi til innbygger, kommune og stat, og vil gi både kvalitative og kvantitative gevinster. Prosjektet har hatt som føring at kommunene ikke skal behøve å omorganisere for å ta ut gevinster.

Prosjektets effektmål oppsummerer de langsiktige virkningene, ønsket endring, verdiskapning og gevinster prosjektet skal føre til:

  1. Tildeling og oppfølging i kommunale utleieboliger skal være effektiv, brukerrettet, og ivareta god informasjonssikkerhet.
  2. Beboere i kommunale utleieboliger skal bo i en egnet bolig med oppfølgingen de trenger.
  3. Kommunene skal benytte sine disponerte utleieboliger mest mulig effektivt (mindre tomgangsleie).
  4. Gode kommunale og nasjonale data om kommunale utleieboliger og bruken av disse.

De viktigste gevinstene er

  • en mer effektiv og bedre saksbehandling
  • enklere og bedre søknadsprosess
  • økt kvalitet og service i tjenestetilbudet
  • å tilfredsstille krav til informasjonssikkerhet og personvern
  • bedre match mellom søker og bolig
  • bedre planlegging av boligmassen
  • bedre utnyttelse av boligmassen
  • enklere rapportering og bedre kvalitet i innrapporterte data
  • bedre kunnskaps- og beslutningsgrunnlag
  • mer effektiv bruk av Husbankens og kommunenes virkemidler

Kommunene har ulike utfordringer og muligheter, og prosjektet oppfordrer hver kommune til selv å vurdere gevinstpotensialet i egen kommune. Kommuner som kobler på Kobo vil som en del av oppstarten få tilgang til mer detaljert informasjon og maler for å planlegge gevinster.

Prosjektet har cirka 30 testkommuner, og tar gjerne inn flere.

Testkommuner er kommuner som har sagt seg villig til å være med å teste løsningen underveis. Testkommuner vil kunne inviteres til å teste deler av løsningen i et test- og demomiljø, delta i brukertest og gi tilbakemeldinger på idéer og prototyper.

De som har meldt seg som testkommuner vil bli involvert ved behov, og i det omfanget prosjektet anser som nødvendig. Det er altså ikke gitt at alle testkommuner vil delta i de samme aktivitetene. Siden vi har mange testkommuner, kan det hende at dere ikke hører fra oss så ofte.

Testkommunene (på lik linje med alle andre kommuner) kan når som helst sende innspill og spørsmål til prosjektet. Ta kontakt via kobo@husbanken.no for å bli registrert som testkommune.

Prosjektet er i rute til å levere grunnleggende funksjonalitet innenfor de ulike digitale løsningene for innbygger, kommunene og staten. Prosjektperioden varer til medio 2023.

Prosjektet jobber etter en smidig utviklingsmodell og utvikler og lanserer ny funksjonalitet fortløpende. Prosjektet prioriterer det vi vurderer vil gi størst verdi, gitt mulighetsrommet (hjemler, tekniske muligheter m.m.).

Har du spørsmål eller innspill, kan du kontakte oss på kobo@husbanken.no