6.3 Saksbehandling/saksgang

Kommunen skal sende en forespørsel til Husbanken.
I forespørselen opplyser kommunen om behovet for sykehjemsplassene/omsorgsboligene, om det er fattet et politisk vedtak i saken, og om prosjektet er tatt inn i kommunens årsbudsjett eller fireårige økonomiplan. I de tilfellene der det er aktuelt at helseforetak skal kunne disponere plasser i en intermediær avdeling, skal kommunen opplyse om dette i forespørselen. Se pkt. 6.4, annet avsnitt.

Husbanken sender deretter en kopi av forespørselen til statsforvalteren til orientering og eventuell uttalelse. Ved behov blir kommunen invitert til et oppstartsmøte.

I oppstartsmøtet klarlegges kommunens behov per i dag. I tillegg vurderes det hvorledes omsorgsbygget bør utformes for å være i tråd med fremtidige brukeres behov og Husbankens kriterier, se punkt 6.5.

Kommunen har ansvar for samarbeid med arkitekt om utformingen av prosjektet. Husbanken tilbyr å bistå kommunen med veiledning. Det forutsettes at både Husbanken og kommunene kan innhente
faglig veiledning fra statsforvalteren i forbindelse med utforming av prosjektene, og i vurderinger av om prosjektet det søkes om kommer inn under formålet for ordningen.

Når Husbanken og kommunen er omforent om prosjektet, åpnes tilgang for søknad i Ekstranettet. Kommunen utarbeider søknad som sammen med vedlegg sendes Husbanken for behandling og vedtak.

Søknader som ikke kan gis tilsagn innenfor det enkelte års ramme, settes på vent. Søknader som ikke er i tråd med formålet eller foreliggende krav, skal avslås.

Oversikt over saksgang

  • Kommunen skal sende en elektronisk forespørsel med vedlegg via ekstranettet til Husbanken så tidlig som mulig i planleggings- og prosjekteringsfasen. 
    Tilgang til Ekstranett får dere via Husbankens brukerservice (brukerservice@husbanken.no). 

    I forespørselen opplyser kommunen om
    • behovet for sykehjemsplassene/omsorgsboligene
    • det er fattet et politisk vedtak i saken
    • prosjektet er tatt inn i kommunens årsbudsjett eller fireårige økonomiplan

    I de tilfellene der det er aktuelt at helseforetak skal kunne disponere plasser i en intermediær avdeling, skal kommunen opplyse om dette i forespørselen. 

    I forespørselen kan relevante opplysninger og tegninger vedlegges. Størrelsen på filvedlegget må ikke overstige 50 MB.

  • Husbanken sender mottaksbrev til kommunen. Hvis prosjektet gjelder samlokaliserte boliger, bes kommunen om å fylle ut Husbankens dialogverktøy for planlegging av samlokaliserte boliger og fellesskapsboliger (HB 8.E.12).
    Kopi av forespørselen sendes til statsforvalteren til orientering og eventuell uttalelse. Ved behov inviterer Husbanken statsforvalteren til oppstartsmøtet.
    Husbanken kan involvere statsforvalteren og benytte deres fagkompetanse i vurderingen av om prosjektet det søkes om kommer inn under formålet for ordningen, og i dialogen med kommunene for å sikre god utforming og kvalitet på prosjektene som mottar tilskudd. Statsforvalterens vurderinger av muligheten for å yte forsvarlige og gode tjenester, skal tillegges betydelig vekt.

  • I oppstartsmøtet klarlegges kommunens behov, partenes syn på løsningsforslag som presenteres og fremdrift i søknadsprosessen. 
    Tema for oppstartmøte kan være
    • informasjon knyttet til investeringstilskudd
    • kvaliteter som prosjektene bør inneholde
    • orientering om bruken av velferdsteknologi
    • presentasjon av prosjektene
    • tilbakemelding på prosjektene
    • avklaring av videre prosess og vurdering av behov for oppfølging av prosjektet
      Der det er mulig, anbefaler vi at flere kommuner deltar på samme oppstartsmøte, slik at de kan utveksle erfaringer og ideer.

  • Husbanken bistår kommunen og kommunens arkitekt med veiledning i planleggingsprosessen. Både Husbanken og kommunene kan innhente faglig veiledning fra statsforvalteren og andre faginstanser i forbindelse med utforming av prosjektene. 

  • Etter at Husbanken og kommunen har blitt omforent om prosjektet «åpnes» tilgang for søknad i Ekstranettet. 

Kommunen utarbeider søknaden som sammen med vedlegg sendes Husbanken for behandling og vedtak. Følgende vedlegg skal følge søknaden:

  • Tegninger i PDF-format godkjent av Husbanken. Tegninger som skal inngå er situasjonsplan, planer, snitt, fasader og eventuelle andre tegninger dersom prosjektet tilsier det. Gjelder prosjektet ombygging må tegningene vise arealene før og etter planlagte endringer.
  • Økonomiplan eller årsbudsjett.
  • Dokumentasjon på kostnadene.
  • Dialogverktøy dersom det er aktuelt for prosjektet.
  • Uttalelse fra brukere/brukerorganisasjon dersom det er aktuelt for prosjektet.

Det må bekreftes (krysses av i søknadskjemaet) at prosjektet er innarbeidet i kommunens årsbudsjett eller fireårige økonomiplan.  

Hvis kommunen ikke skal stå som eier, men skal inngå avtale med en privat aktør, f.eks. leie lokaler/boliger, skal dokumentasjon på denne avtalen følge søknaden som vedlegg.

  • Husbanken behandler saken og gir tilsagn eller eventuelt avslag:
    • Søknader for prosjekter som er i tråd med formålet for ordningen, vurderes fortløpende.
    • Søknader som ikke kan gis tilsagn innenfor det enkelte års ramme, settes på vent. 
    • Søknader som ikke er i tråd med formålet, skal avslås.
    • Byggearbeidene skal normalt ikke igangsettes før tilsagn foreligger.
  • Kommunen sender inn tilsagnsbrevet med undertegnet aksept av vilkår innen tre uker etter at tilsagnet er mottatt.
  • Kommunen må starte opp bygging 4-6 måneder etter tilsagnsdato (definert i tilsagnsbrevet). Dersom det er behov for mer tid før byggestart og tilsagn allerede er gitt, må kommunen søke Husbanken om utsatt frist. . 
  • Kommunen sender søknad om utbetaling når prosjektet er ferdigstilt og tatt i bruk. Utbetalingssøknaden skal undertegnes av ordføreren eller den han/hun gir fullmakt. Fullmakten skal vedlegges.
  • Husbanken utbetaler tilskuddet til kommunekassereren når alle vilkårene i tilsagnet er innfridd. Det gis ikke økt tilskuddsutmåling selv om investeringskostnadene i prosjektet blir høyere enn oppgitt i søknaden etter at tilsagn er gitt. Tilskuddet kan reduseres hvis faktiske kostnader er lavere enn det som er lagt til grunn i tilsagnet.  

 

GÅ TIL NESTE SIDE »

GÅ TIL INNHOLDSLISTE »